学会事務局支援

国際文献社ならではの学会事務局機能強化、情報発信力強化、および慣習見直しによる財務基盤整備を行います。公益法人から任意団体まで、幅広く対応しています。
「日本中の学会を元気にする」をモットーに小・中規模学会から大規模学会まで幅広く対応します。学会の立場で運営を考え、業務の効率化を提案します。

実 績

2018年11月現在、140を超える学会の事務局支援業務を行っています。

受託状況(2018/11)
顧客数
総件数
142
公益社団法人
8
公益財団法人
1
一般社団法人
36
一般財団法人
2
NPO(特定非営利活動法人)
5
任意団体
90

事業推進基盤を整備

国内人口の減少、高齢化、国策、ITやネットワークの進化など、学会を取り巻く環境は大きく変化しています。その中で、学協会が中長期的に安定した活動を続けるには、内外の環境変化を見越した先行対応や、変化を受けてからの俊敏な対応を可能とする体制が欠かせません。
国際文献社の業務改革・ITコンサルティングは、ITを戦略的に活用して、業務プロセスとITについて環境変化にしなやかに対応できる「事業推進基盤」の構築や見直しを総合的にサポートします。

事務局運営体制

国際文献社では、主担当+チームリーダーによる業務補佐と監督+チームメンバー(5~6名)によるサポート体制で事務局運営支援を行っています。
会計業務は、財務処理、出納処理、支出申請処理を分散化し、学会資産の安全運用に努めています。

担当者はJPAC認定CPA(個人情報取扱従事者資格)取得者です

個人情報の漏えいの80%は従業員による問題が原因で生じます。国際文献社は、プライバシーマークの取得に留まらず、担当者全員がJPAC認定CPA(個人情報取扱従事者資格)取得者です。
マイナンバー・個人情報保護の対策に努めています。

担当者リスクの解消

国際文献社では、作業手順書の作成が義務化されています。その他にも、チェックシートの活用、内部監査、定期的な担当者変更などの様々な施策で、担当者リスクを解消しています。

会費徴収率平均90%超!の会員管理

独自開発した先進の会員管理システムで会員情報の一元管理を行います。会員情報の散逸を防ぎ、会費徴収率向上はもちろん、情報発信力を高めます。委託後、会費徴収率の向上により、財務バランスが好転したとの声が多く寄せられています。

IT技術で労働集約的な業務を効率化

会員管理システム、高機能メール配信システム*1、委員会ポータル、選挙・議決権行使システムなど、国際文献社ならではのITシステムを容易に導入することができます。
単なるシステム貸ではないので、100%の稼働率を担保しています。

*1 メールマーケティング、携帯電話キャリア・ISP向けの高速メール配信機能*2、確実なEメール配信のための配信管理機能と、独自のエラー処理エンジン等の機能を備えています。
*2 Eメール配信を高速化していくと、携帯電話キャリアや特定ISPではEメールを受け付けない状況となってします。 これはSpam対策として1つのIPアドレスから送信される単位時間当たりの送信数や、 SMTPセッション数をチェックしているためです。携帯電話キャリアや特定ISPごとに、Eメール配信スピードやセッション数を調整する事が可能です。 更にIPリボルビング技術を用いる事により、高速なEメール配信を実現します。

国際文献社は会計・経理・税務のエキスパート

非営利法人を得意とする専門スタッフが、パートナー公認会計士と連携して、透明度の高い会計業務の遂行と財務基盤整備を行います。

理事会・委員会運営の円滑運営

理事会の会場手配、出欠確認、資料作成、旅費交通費の精算、陪席と議事録案の作成等、円滑に運営いたします。

評議員会・総会の円滑運営

会場手配、出欠確認、委任状の回収、総会資料作成、旅費交通費の精算、陪席と議事録案の作成等、円滑に運営いたします。議決権行使システムを利用して、委任状の回収、出欠確認等を効率的に行うことができます。

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